Si tienes una pequeña empresa, eres autónomo o recientemente has emprendido, entonces seguro que te has encontrado con la necesidad de realizar una factura. Para salir del paso podemos comprar un modelo de factura y realizarla a mano y en papel, sin embargo, cuando esta tarea es algo rutinario, lo mejor es tener nuestra propia plantilla en formato electrónico para poderlas guardar o enviar de manera mucho más cómoda. A continuación, vamos a mostrar cómo hacer una factura con Excel.

Sí, es cierto que podemos encontrar numerosos programas que nos permiten realizar y gestionar nuestras facturas, pero la gran mayoría suelen ser de pago. No obstante, seguro que la gran mayoría de usuarios cuenta con Microsoft Office en su equipo, aunque también podemos echar mano de Excel online, que nos permite crear facturas sin tener que recurrir a otras herramientas.

Básicamente, tenemos dos opciones a la hora de crear una factura con Excel, hacerla de forma manual o bien echar mano de alguna plantilla predefinida.

Pasos a seguir para crear una factura en Excel de forma manual

Lo primero de todo es tener claro el diseño de factura que queremos crear. Podemos realizar una búsqueda en Google y coger ideas para crear un diseño atractivo y moderno. Una vez tengamos claro cómo vamos a estructurar la factura, ya podemos abrir Microsoft Excel y ponernos manos a la obra.

Por si nos puede servir de guía, estos son los datos básicos que deben aparecer en una factura:

• Número de factura: Debe seguir una secuencia correlativa
• Fecha
• Datos fiscales del emisor: Nombre y apellidos si somos autónomos o nombre de la empresa, dirección fiscal, NIF o CIF.
• Datos del cliente: Nombre y apellidos o nombre de la empresa, dirección fiscal, NIF o CIF.
• Tabla para indicar los conceptos o productos por los que facturamos, cantidad e importe de cada uno de ellos.
• Resumen con total de la factura, importe, impuestos, descuentos, total a pagar.
• Datos bancarios para proceder con el pago

A toda esta información, si es necesario, podemos añadir otros datos que estimemos oportunos o que sean de interés para nosotros mismos y su control.

Para crear la factura en Excel con el diseño que hemos pensado, vamos a poder echar mano de las herramientas u opciones propias de la herramienta de Microsoft. Es importante tener en cuenta que podemos añadir diferentes formas desde la opción Insertar > Ilustraciones > Formas. También es interesante el uso de tablas en sus diferentes formatos, diseños y colores, así como el hecho de poder dar formato a las celdas del Excel (combinar, separar, con bordes, colores, etc). De esta manera, podremos crear un diseño más moderno y atractivo.

Por poner un ejemplo, lo primero que podemos añadir a nuestra factura en Excel es un texto que indique que se trate de una factura y no de un presupuesto o albarán. Para ello, basta con ir a la opción de menú Insertar > Texto y seleccionar la opción WordArt, que nos permite elegir entre numerosos formatos y colores de letras.

También podemos añadir el logo de nuestra empresa o negocio desde la opción Insertar > Ilustraciones > Imágenes, pudiendo añadir el archivo desde nuestro disco duro. A continuación podemos usar una forma para añadir los datos de nuestro cliente (Insertar > Ilustraciones > Formas) y a continuación, un cuadro de texto para indicar los datos fiscales.

Nuestros datos podemos añadirlos a nuestra factura sin más en las celdas que queramos pero aplicando un determinado formato, color en los bordes de las celdas, combinar todas y añadir un color de fondo o simplemente eliminar los bordes, etc.

A continuación, lo más útil es añadir una tabla en la que podemos indicar los conceptos de facturación o productos, cantidad, importe, etc. Sin olvidar añadir al final un resumen del importe total, impuestos a aplicar, descuentos y el total a pagar. Para ello debemos pensar bien las filas y columnas que necesitamos, el formato de las celdas, encabezados, etc. En los campos calculados, podemos añadir las fórmulas oportunas para que nos sumen los importes, apliquen descuentos o añadan el correspondiente IVA.

Desde la opción Insertar > Tabla, podemos indicar las celdas que contienen el contenido de la misma, si queremos añadir encabezados y también podremos aplicar colores o formatos a nuestro gusto. Por último, podemos añadir la información para el pago de la factura en el pie de la hoja de Excel, así como otros datos que creamos oportunos.

Cómo crear facturas con plantillas y dónde conseguirlas gratis

Si no nos manejamos bien con la herramienta de Microsoft o no queremos perder tiempo en diseñar nuestra propia factura en Excel, entonces podemos echar mano de alguna plantilla predefinida. Para ello, tenemos dos opciones, bien buscar alguna que nos guste dentro de las que nos ofrece la propia herramienta o visitar alguna de las webs que ofrecen plantillas gratuitas.

Quizás la más rápida es buscar entre alguna de las plantillas que nos ofrece de forma gratuita el propio Excel. Por lo tanto, una vez que tenemos la herramienta de Office abierta en nuestro escritorio, seleccionamos la opción de menú Archivo > Nuevo. Ahí, justo debajo de la opción de elegir un libro en blanco, encontraremos una campo de búsqueda para buscar plantillas en línea.

Escribimos facturas y en unos instantes tendremos un listado con todas las plantillas con facturas en Excel que nos ofrece la propia herramienta. Al hacer clic en cualquiera de ella, se nos abrirá una ventana en la que podremos ver más en detalle el diseño y la opción de Crear, que nos permite crear una nueva hoja de cálculo con la factura. A partir de ese momento, ya podremos guardarla en nuestro equipo y comenzar a usarla. Si es necesario, podemos cambiar algún dato o añadir nuestro logo para dejarla lista para su uso.

También podemos acudir a otras webs donde podemos descargar plantillas gratis para facturas en Excel. Una de las principales es la propia tienda de Microsoft, a la que podemos acceder desde este mismo enlace con el filtro de facturas y albaranes aplicado.

Existen también otras webs de terceros como Excelgratis, Jesusferrer o Spreadsheet123, sitios donde podemos encontrar plantillas para Excel de todo tipo y donde encontraremos muchos modelos para facturas totalmente gratis.